Evaluation eines QMS
Allgemein

Diese Fragen sollten Sie sich bei der Wahl des geeigneten QMS stellen

Die Prozesse und Arbeitsabläufe werden auch in Alters- und Pflegeheimen sowie anderen Institutionen immer komplexer. Die Prozessgestaltung, -dokumentation und -optimierung wird immer aufwändiger. Die fortschreitende Digitalisierung ist mitunter der Hauptgrund. Diese muss abteilungs- und themenübergreifend umgesetzt werden. Sie erfordert eine umfassendere Interaktion der einzelnen Geschäftsbereiche sowie einen höheren Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand an den Schnittstellen. Auch Alters- und Pflegeheime müssen meistens wachsen oder sind einem steigenden Wettbewerbsdruck ausgesetzt. In beiden Fällen ist es notwendig, die Prozesse zu straffen und Wertschöpfungsketten zu optimieren.

Gleichzeitig arbeiten die verantwortlichen MitarbeiterInnen als Folge der Teilzeit nur in unregelmässigen Abständen an der weiteren Ausgestaltung oder Verbesserung der Prozessen; meistens dann, wenn der Besuch eines externen Auditors kurz bevorsteht. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess findet nicht statt. Dies führt dazu, dass wichtige Informationen verloren gehen und nicht für alle Beteiligten zugänglich sind. Die Transparenz geht verloren. MitarbeiterInnen geraten als Folge von unregelmässigen Abfragen ihrer Tätigkeiten und der Darlegung ihrer Prozesse und Arbeiten unter Zeitdruck. Die Arbeit an den Geschäftsprozessen und deren Dokumentation wird zu einer unangenehmen Aufgabe.

Qualitätsmanagement ist eine permanente Herausforderung auch für Alters- und Pflegeheime, für die QM-Verantwortlichen und alle beteiligten Mitarbeiter. Wenn auch Sie vor der Aufgabe stehen, Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und Ihr Qualitätsmanagement in die eigenen Strukturen so zu integrieren, dass Sie es jederzeit und flexibel an Neuerungen und Veränderungen im Unternehmen anpassen können, sollten Sie sich die Zeit für eine genaue Analyse nehmen. Der Ist- und Soll-Zustand ist zu prüfen und möglicherweise weitere Schritte für einen Übergang zu einem neuen Werkzeug für das Qualitätsmanagement sind zu planen. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Fragestellungen zum Ist-Zustand:

  • Welche Methoden und Techniken zur Gestaltung, Strukturierung und Dokumentation unserer Geschäftsprozesse nutzen wir heute?
  • Können aktuell alle Aufgaben im Qualitätsmanagement kontinuierlich und zentral mit den geeigneten Werkzeugen und von allen beteiligten MitarbeiterInnen ausgeführt werden?
  • Können wir mit unseren aktuellen Werkzeugen und Systemen die internen Prozesse verbessern und gleichzeitig die Qualität unserer Dienstleistungen und Angebote steigern?
  • Kann die Wirksamkeit unseres Qualitäts-Management-Systems (QMS) geprüft und bewertet werden?
  • Wie weit trägt unsere QMS-Lösung zur Umsetzung unserer Ziele bei?
  • Welche Schwachstellen sind sichtbar? An welchen Stellen und in welchen Situationen besteht akuter und langfristiger Verbesserungsbedarf?
  • Können wir gewünschte Änderungen kontinuierlich umsetzen, in einem ausreichenden Mass protokollieren und neue Prozesse und Methoden schnell und flexibel umsetzen?
  • Können wir Korrekturmassnahmen, neue Anforderungen und Audit-Ergebnisse in angemessener Form und mit den vorhandenen Ressourcen einarbeiten?

Fragestellungen zum eingesetzten Werkzeug:

  • Sind wir mit unserem internen, digitalen QMS hinsichtlich der Dokumentation und der Dokumentenlenkung zufrieden?
  • Bildet es alle Prozesse, Diagramme und Checklisten in der gewünschten Form ab?
  • Dient unser aktuelles QMS als Basis für das Wissensmanagement, das allen MitarbeiterInnen die erforderlichen Informationen liefert?
  • Können die MitarbeiterInnen im Team und teamübergreifend zum Qualitätsmanagement intern kommunizieren, Meinungen einholen und Änderungen vorschlagen, vornehmen und verfolgen?
  • Gestaltet unser aktuell eingesetztes Werkzeug die Arbeit am Prozess- und Qualitätsmanagement für die beteiligten MitarbeiterInnen einfach und flexibel und motiviert es zur Mitarbeit?

Fragestellungen zum Soll-Zustand:

  • Welche Verbesserungen sind möglich, die wir mit unserer aktuellen Lösung für das Qualitätsmanagement noch nicht umgesetzt haben?
  • Wie sollen wir vorgehen, um unser Qualitätsmanagement zu optimieren?
  • Welche erforderlichen Massnahmen erkennen wir schon heute?
  • Welche Ressourcen sind erforderlich – technisch und personell?
  • Welche Evaluierungskriterien legen wir für ein neues QMS fest?
  • Wer sind die Entscheider und an welchen Stellen muss Überzeugungsarbeit geleistet werden?
  • Welche Erwartungen haben wir an ein optimales Qualitätsmanagement und welche Ergebnisse wünschen wir uns?
  • Welche Qualitätsziele haben wir für das folgende Jahr/die folgenden Jahre definiert und welche Mittel benötigen wir, um diese umzusetzen?

Bei der Auswahl einer für Ihre Anforderungen massgeschneiderten Lösung für das Qualitätsmanagement sollten Sie ein Werkzeug in Erwägung ziehen, das

  • ein „lebendigen System“ schafft, ein Wiki-basiertes Arbeiten und ein kontinuierliches Prozess- und Qualitätsmanagement ermöglicht,
  • die Dokumentation der Arbeitsabläufe und die interne Kommunikation sehr einfach gestaltet und
  • die Arbeit am Qualitätsmanagement auf alle Schultern verteilt und so ein optimales Selbst- und Zeitmanagement für alle beteiligten Mitarbeiter erlaubt.